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商科作業(yè)中的Memo（備忘錄）怎么寫？

作者：海馬學(xué)長發(fā)布時間：2020-08-28 11:21:19

Memo的受眾和目的

要寫出一篇合格的memo，首先要明確這種文章的受眾和寫作的目的。一般來說，寫作memo具有雙重目的：引發(fā)對問題的注意，然后解決問題。這種目標是通過將例如政策修改、價格上漲等新的信息告知讀者，或者勸說閱讀者采取行動，例如參加會議或者更改現(xiàn)有的生產(chǎn)流程等來實現(xiàn)的。不管具體的目標是什么，當(dāng)memo能將寫作者的目的和閱讀者的興趣和需求聯(lián)系起來時才是最有效的。

除了明確寫作memo的目的，選擇正確的受眾也非常重要。首先，要確保接收到memo的人都是真正需要閱讀memo的人。如果僅是涉及一個人的事情，就不要把memo發(fā)給整個辦公室。另外，要確保放到memo中的材料不要過于敏感，如果信息過于敏感，最好采用面對面的交流或者打電話。Memo最適合發(fā)給少量至中等數(shù)量的人來溝通公司或工作目標。

Memo的組成部分

1、Heading Segment標題部分

標題部分的基本形式：TO：（readers’names and job titles）閱讀者的姓名和職位名稱FROM：（your name and job title）你（寫作者）的姓名和職位名稱

DATE：（complete and current date）當(dāng)下的時間
SUBJECT：（what the memo is about,highlighted in some way）memo的主題

注意事項：要使用正確的全名和職位名稱來稱呼memo的閱讀者。避免僅使用名字或者不正式的日常稱呼。標題要具體而簡潔。例如，“Clothes”就太過于空泛，“Fall Clothes Line Promotion”就能讓人一目了然，了解這篇memo的主題。

2、Opening Segment開篇部分

Memo的首段通常是用來表明這篇memo的目的，包括memo的目的、簡要的背景、問題以及具體的任務(wù)分配介紹。闡明memo的目的能夠幫助讀者了解閱讀這份文件的原因。首段介紹要簡潔，一般是一個短的段落的長度。

3、Context背景

背景指的是某個事件、環(huán)境或者你正在解決的問題的背景。你可以用一段或者幾句話來闡述背景和問題，但通常使用一句話的開頭部分來解釋背景就足夠了，例如：“Through market research and analysis…”

4、Task Segment任務(wù)部分
一篇memo的關(guān)鍵部分之一就是對任務(wù)的陳述。在任務(wù)陳述部分，你應(yīng)該描述你正在做什么來幫助解決問題。如果行動是被要求的，你的任務(wù)陳述部分應(yīng)該用類似這樣的句子開頭：“You asked that I look at…”
如果你想解釋你的意圖，可以這樣說：“To determine the best method of promoting the new fall line,I will….”

注意任務(wù)陳述部分只需包含決策者需要的信息，同時要讓人相信確實有問題存在。無需贅述不重要的細節(jié)。這就要求你對所有的情況有足夠清晰的了解，并對memo寫作做好充足的計劃。

5、Summary Segment總結(jié)部分

如果你的memo長度超過一頁，那么你可能還需要加上一段單獨的總結(jié)，但是總結(jié)部分不宜篇幅過長，對于短篇memo也不是必須的。在這部分，你需要簡要闡述你的主要建議，來幫助讀者迅速理解memo的要點。這個部分也可以包括你所引用的方法以及研究中使用的信息來源。

6、Discussion Segment討論部分
討論部分是整篇memo最重要的部分，包含支持你觀點的所有細節(jié)。通常這個部分以最重要的信息開頭，比如重要的發(fā)現(xiàn)或者建議等。陳述的方式要從最概括的信息開始，然后轉(zhuǎn)入具體的或者支持性事實。討論部分包括了可以支持你論證的觀點、事實和研究，你需要列出強有力的觀點和證據(jù)來說服讀者按照你的建議采取下一步的行動。如果這個部分寫作不得當(dāng)，整篇memo將會失去它應(yīng)有的作用。

7、Closing Segment結(jié)束部分
在讀者充分接收了你提供的所有信息后，你需要以一個彬彬有禮的結(jié)尾闡述你想要讀者采取何種行動，并結(jié)束全篇。寫作之前，要認真考慮讀者如何從你建議的行動中獲益，以及你怎樣能讓這些行動更加簡單。例如可以說：“I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make.”

8、Necessary Attachments必要的附錄
在必要時，你要記錄下你的發(fā)現(xiàn)或者提供細節(jié)信息，比如在memo最后附加倆表、圖表、表格。同時記得在memo中引用你的這些附錄內(nèi)容，并加注提示文末的附錄文件，例如：Attached:Focus Group Results,January-May 2007