非正式解決 - 程序不當

非正式解決最適合處理潛在的程序不當問題。這一機制并不是用來解決特殊情況的。

學生不需要使用特定表格來提出非正式問題，但應以書面形式(通常通過電子郵件)提交給學術部門。如果學生的問題不明確，部門可能會要求學生以書面形式總結或澄清關鍵部分。在非正式解決階段，通常不需要學生提供大量證據。如果問題無法在不收集大量證據的情況下解決，通常最好進入正式階段。

學生應能夠表達他們的擔憂，并感覺到他們的意見被聽取。通過當場解釋問題發生的原因和/或(適當時)道歉，以及解釋將采取哪些措施來防止類似情況再次發生，可能可以解決問題。

學術部門可以對非正式申訴提供進一步解釋和信息，以及(適當時)道歉。

記錄考慮和解決問題的行動、決定以及與學生溝通的簡要詳情和時間是一種良好做法。這些記錄可以供以后處理任何正式申訴時參考。

在嘗試早期解決后，部門應書面通知學生結果。

如果明確早期解決不合適或不可行，且學生的問題需要進入正式階段，學生應被迅速引導至相關程序。應建議學生填寫適當的表格，提供學術申訴(或更適當的投訴)的詳細信息以及相關文件或信息。告知學生提交投訴或申訴的時間限制以及如何獲取建議和支持(例如學生會)是一種良好做法。

如果學生非正式地向學術部門提出問題，且部門同意部門存在明顯的程序錯誤，部門應發送電子郵件給特別案例經理，申請在申訴程序外解決該錯誤。

如果特別案例經理認為沒有明顯錯誤，學生將被建議提交正式階段申訴。

申訴流程概述

申訴程序包括正式階段和復審階段。

學生有28個日歷天(從他們收到希望申訴的決定正式通知之日起)提交申訴。如果有正當理由，特殊情況經理可以允許延長這一截止日期。

如果學生對正式階段的申訴結果不滿意，他們有10個日歷天提交復審階段的申訴。

學生不能在復審階段提出新問題。

申訴程序的兩個階段通常應在90個日歷天內完成。學生還可以期待在42天內收到初步審查決定。

申訴將不會由之前對案件做出決定的個人審查。例如，如果案件官員在正式階段拒絕了申訴，將會分配另一位案件官員處理復審階段的申訴。

提交申訴

希望對決定行使申訴權的學生必須在被通知相關建議或決定后的28個日歷天內，使用在線表格提交正式階段的學術申訴。

申訴的關鍵問題必須以清晰、連貫和簡明的方式進行解釋。

表格應完整填寫，并附有支持證據，同時說明學生所尋求的結果。申訴必須以證據支持，包括任何試圖與部門非正式解決問題的證據。

申訴中提到的情況的文件證明應與表格一并提交。否則，應說明提交證據的時間表。

如果申訴中提出的問題涉及多個學生，這些學生可以提交“團體申訴”。在這種情況下，團體可能會被要求提名一名學生作為團體代表。大學通常只與代表進行溝通，并期望代表與團體的其他成員聯絡。

第三方的申訴通常不被接受。只有關于某個學生做出決定后，該學生可以對該決定提出申訴。任何此規則的罕見例外必須由特殊情況經理同意，并且只能基于學生在當時或不久的將來無法管理其申訴的情況下(例如由于無能力)。必須有明確的證據表明學生無法代表自己處理申訴。在這種情況下，學生可以得到約克學生會建議和支持部門工作人員的支持。

大學對學術申訴相關的溝通有一項政策。該政策概述了與第三方溝通的立場，什么行為在與申訴相關的工作人員溝通時被視為不可接受，以及大學處理不可接受的申訴溝通的方式。學術申訴和正式投訴的溝通政策應與本程序文件一并閱讀。

如果學生希望基于殘疾請求任何調整以有效訪問程序，請通過發送電子郵件至appeals@york.ac.uk聯系特殊情況部門。

正式階段申訴的審理

申訴首先在申訴程序的正式階段進行審理。正式階段由兩個部分組成(如下的A和B部分)：

部分A - 初步審理

案件負責人閱讀申訴及其支持文件/證據。

案件負責人或特別案例經理可以立即支持申訴，基于以下原因：

i. 存在明顯的程序不當，導致學生處于不利地位;

ii. 提出了特殊情況，并有獨立第三方專業人士的明確證據支持，并且提供了未能在適當時間申報該情況的無可爭辯的正當理由;

iii. 提供了之前未被診斷的殘疾的證據，且未對該殘疾做出調整，并且學生對于診斷和/或調整延遲沒有過錯。學生可能會通過電子郵件被告知，以確保盡快將結果傳達給他們。

案件負責人或特別案例經理可以在此時直接駁回申訴，無需進一步咨詢或調查，基于以下理由：

學生未在申訴表中包含足夠的相關信息，無法使案件負責人理解申訴的對象和/或申訴的基礎。這可能包括未能引用重要日期，如評估日期，這些日期對于理解申訴案是必要的。

未使用表格提交申訴，即提交了補充陳述而不是申訴表。若在表格之外提交了額外的陳述，以克服字符限制或提供表格未要求的信息，這些陳述將不被閱讀。在提供明確解釋的情況下，會考慮提交額外或替代陳述的特殊原因，例如基于殘疾或案件足夠復雜無法在表格字符限制內總結的情況，并且需事先通過電子郵件與特別案例團隊達成一致。

未提供支持證據且：

a) 未解釋缺乏支持證據的原因;

b) 解釋了缺乏支持證據的原因，但理由不被認為是充分的;

c) 學生已設定了提交證據的日期，但該日期已過且未提供任何證據，并且學生與案件負責人未達成在之后日期提供證據的協議。

未在截止日期前提交申訴，且未提供解釋，或提供了解釋但案件負責人/特別案例經理認為該解釋不足以證明晚提交申訴的正當性。

申訴不符合申訴的基礎(即未引用特殊情況或程序錯誤)。

申訴針對的是不可申訴的決定類型，即該決定類型未在申訴程序中列出。若所提問題更適合在其他程序下處理，如投訴程序，特別案例團隊可以將申訴直接轉介至該程序。

初步看來，沒有理由支持申訴(即使所述情況屬實，也不構成申訴的基礎，或提供的證據無法證明學生所說的情況)。

在未提供證據的情況下提交申訴但表格中有指示將提供證據的案件，90個日歷天的申訴解決時間將從提供證據開始，或學生隨后表明他們不會提供證據，或證據未在學生申訴中概述的時間范圍內提供且學生未就證據進一步聯系為止。

部分B – 調查和審理

案件負責人閱讀申訴及其支持文件/證據，并確定需要進一步信息才能對申訴做出決定。

因此，案件負責人對申訴進行調查。在調查過程中，案件負責人可能會與相關部門確定在申訴被支持的情況下可能的補救措施。

調查后，案件負責人或特別案例經理可以：

支持申訴，基于以下原因：

i. 存在程序不當，導致學生處于不利地位;

ii. 提出了特殊情況，并有獨立第三方專業人士的明確證據支持，并且提供了未能在適當時間申報該情況的無可爭辯的正當理由;

iii. 提供了之前未被診斷的殘疾的證據，且未對該殘疾做出調整，并且學生對于診斷和/或調整延遲沒有過錯;或

部分支持申訴(即僅基于申訴中引用的部分申訴理由或涉及部分評估支持申訴);或

駁回申訴，基于未滿足申訴的理由。

學生將以書面形式被告知決定。將提供明確的解釋，并告知學生有權向復審階段提出申訴。還將告知學生在申訴程序的復審階段不應提出新的問題。

結果通知

大學旨在在申訴提交到正式階段后的90個日歷日內解決申訴。

大學旨在在申訴提交后的42個日歷日內對正式階段申訴做出初步審查決定。這意味著學生應在提交申訴后的42天內收到正式階段申訴的狀態更新。申訴提交后42天內，學生通常會被告知其申訴需要調查，或者他們將收到正式階段的結果。

如果學生打算提交證據但在提交申訴時沒有提供該證據，從提交申訴到收到證據的時間不會計入42天的初步審查決定時間或90天的解決時間。

在某些情況下，需要超過42天的正式階段初步審查期限或整個過程的90天解決時間。其他需要延長90天解決時間的情況包括(但不限于)：投訴正在同時審理，并且被認為有必要等待投訴結果后再解決申訴;程序原因阻止案件的解決，例如，沒有先前參與案件審理的適當工作人員立即可用。

如果申訴是在大學關閉的圣誕節期間或特別忙碌的時期提交，初步審查過程和/或整個申訴過程可能需要超過42個日歷天/90個日歷天才能解決。

大學需要提前幾周通知八月份補考期以便安排補考。因此，在六月或七月提交申訴的學生不應期望在八月份補考期獲得補考機會。在這種情況下，最可能的補救措施是提供下一學年的休學或提供重復學習的機會。

學生在通過前一學年之前不能進入下一學年，例如，學生必須通過第二階段才能進入第三階段。這意味著任何夏季未通過考試的學生不應期望在同年秋季進入下一學年——例如，2024年夏季考試未通過意味著學生不能在2025年秋季進入下一學年。

在正式階段結束時，學生將以書面形式被告知決定。

隨后上訴到復審階段的學生將收到復審階段結果信，或者在復審階段未獲支持的情況下，收到程序完成信。

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