如果你曾經閱讀過新購設備的安裝或操作說明，卻比一開始更加困惑，那么你不必感到困惑。因為即使是經驗最豐富的專業人士，也很難寫出簡潔又專業性很強的技術報告。在撰寫技術報告時，作者需要記住的原則是涵蓋正確的主題，簡潔明了，并組織好信息，以便讀者能夠輕松理解。下面講述了撰寫技術報告的步驟。

1.主題的選擇

人們通常在進行了某些研究并需要向特定受眾展示研究成果時才會撰寫技術報告。這種研究可以是實地研究--調查、訪談和觀察，也可以是書本研究。無論您進行的是哪種類型的研究，您都無法分享您收集到的所有信息。我們建議，報告的重點應放在重要發現上，這些發現表明研究主題是有趣和重要的。研究設計和建議等內容也應酌情包括在內。

2.簡潔明了

人們閱讀技術報告并不是為了花哨的語言或圖片。相反，人們閱讀技術報告是因為他們在尋找特定類型的信息。撰寫報告時，一定要簡潔明了。考慮一下你的受眾和目的，寫作時要讓讀者更好地理解你想要傳達的內容。例如，如果您知道您的報告會被許多將英語作為第二語言的人閱讀，那么請避免使用刻板印象和成語。盡可能開門見山，刪去對傳達所收集信息沒有必要的詞語、句子和段落。

3.組織信息

組織對于技術報告來說非常重要。無論您是在撰寫如何操作的文章，還是在準備工作中的納稅申報表，如果信息雜亂無章，讀者就很難使用。受眾和目的對如何組織報告有很大影響。受眾對主題的了解程度決定了你是否需要在細節之前加入背景信息。如果報告的目的是證明資金使用的合理性或倡導采取某項行動，那么就把建議或呼吁留到最后，圍繞你對該行動的支持來組織報告的正文。如果您寫的是 "如何做 "類型的文章，請確保按照適當的時間順序排列各個步驟。

4.引用外部資料來源

由于內容翔實的技術報告通常揭示的是研究成果，因此在撰寫時可以引用他人的觀點。無論您是引用還是轉述這些資料來源，您都需要通過引用資料來源來表達您的觀點。如果您寫的是論文，通過腳注或尾注提供參考文獻是個好主意。 但是，如果您寫的是學校論文，您的老師或教授通常會要求您使用既定的報告風格，如美國現代語言協會或美國心理學協會風格。

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